Un tipo de software muy útil en cualquier mediana o gran empresa es el software de gestión documental, ya que aporta mayor productividad a la compañía, permite ahorrar tiempo a los empleados, se mejora la profesionalidad, así como se pueden ahorrar costes.
Por si no sabes en qué consiste un software de gestión documental en este artículo vamos a ahondar en este tipo de programas.
Qué es la gestión documental
Pero antes de nada hay que saber bien qué es la gestión documental, también llamada simplemente gestión de documentos. Pues bien, la gestión documental es el conjunto de normas y prácticas que se utilizan en las organizaciones para administrar documentos. Unos documentos que puedes ser de todo tipo desde contratos, facturas o informes. Es decir, cualquier documento tanto recibido como creado por la organización.
De esta manera, la gestión documental busca facilitar la recuperación de información de documentos y asegura la conservación de los textos más valiosos o que vayan a ser necesarios en el futuro. Y todo esto en base a la legislación vigente con principios de racionalización y economía.
Pasos de la gestión documental
Para poder gestionar de manera correcta los documentos de una organización se llevan a cabo una serie de pasos, siendo los siguientes:
- Planteamiento de las normas y protocolos: el primer paso de cualquier empresa que quiere cuidar la gestión documental es analizar sus necesidades, establecer normas y estrategias que llevar a cabo en el futuro.
- Evaluación de los documentos: una vez que ya se conocen las normas y estrategias fundamentales se comienza con la propia evaluación de los documentos. Así, se deben categorizar, ordenar y conservar atendiendo a criterios como relevancia y funcionabilidad.
- Ordenación y almacenamiento: una vez categorizado el documento en cuestión se debe ordenar y almacenar en el lugar adecuado.
- Revisión: periódicamente hay que analizar los documentos de la organización para determinar su preservación.
En qué consiste un software de gestión documental
Después de conocer qué es la gestión documental y los principales pasos que se desarrollan en una organización para aplicarla te podrás imaginar en qué consiste un software de gestión documental. Pero para que no haya pie a la duda hemos pedido una explicación a profesionales del sector.
“Un software de gestión documental es una aplicación informática creada para facilitar la gestión documental de las empresas y organizaciones. Por ejemplo, en Gitdoc contamos con un software especializado en satisfacer las diferentes demandas de la gestión documental, que principalmente son: la captura e indexación de documentos, la recuperación de la información, la gestión de contenidos, y la automatización de flujos de trabajo como puede ser la distribución de tareas, el seguimiento y archivado de documentos”, señalan desde Gitdoc, empresa de transformación digital para empresas en Madrid que ofrece soluciones documentales.
Ventajas de apostar por un software de gestión documental
Son muchas las ventajas que puede aportar un software de gestión documental a una compañía. Pero a continuación vamos a detallar los beneficios más importantes.
- Mayor productividad: los softwares de gestión permiten reducir el tiempo de búsqueda de archivos y automatizan muchas tareas. Cuestiones que se traducen en una mayor productividad de los empleados al poder realizar labores de manera automática y reducir el tiempo de algunos procesos.
- Ahorro de costes: además las empresas que apuestan por software de gestión documental suelen apreciar un ahorro de costes. Esto se debe en parte al punto anterior y porque ya no hay que imprimir tanto papel ni contar con gran espacio para la custodia documental.
- Mejora en los procesos: la tecnología y la digitalización ayudan a mejorar los procesos y la calidad de los mismos.
- Ventaja diferencial: también contar con este tipo de tecnología puede ser una ventaja diferencial frente a la competencia si no cuentan con este tipo de software.
- Mayor control: al contar con programas informáticos las empresas pueden disfrutar de un mayor control de los documentos e incluso conocer qué trabajadores han creado un informe o quién lo ha visualizado.
- Mejor preservación de los documentos: está claro que apostar por los software de gestión documental significa una mejor preservación de los documentos, ya que muchos serán digitalizados por lo que no será necesario contar con copias en papel que se pueden dañar con el paso del tiempo o climatología adversa.
Esperamos que tras la lectura de este artículo hayáis podido conocer en qué consiste la gestión documental y saber cómo un software de gestión documental puede ayudar a una empresa u organización.
