En la actualidad, todo se puede hacer a medida. Todo es personalizado y creado con fines particulares. Siempre y cuando uno quiera y pueda permitírselo, es posible disponer de cualquier cosa a medida, creada en exclusiva para quien la manda hacer. Desde una simple camiseta, hasta un complejo programa informático. Son  muchas las empresas que necesitan y requieren de soluciones de índole tecnológica a medida, de manera que se adapten a su operativa y agilice todos sus procesos. Por lo que contar con un software a medida es la mejor opción, sobre todo cuando los sistemas estándar no cubren las necesidades y procesos específicos del negocio.

Durante los últimos años, desarrollar un software a medida se ha consolidado como una estrategia efectiva, a la hora de mejorar la eficiencia y competitividad de las empresas. A medida que los diferentes procesos de cada negocio aumentan en complejidad, las soluciones más genéricas no funcionan, por lo que aumenta la necesidad de disponer de los sistemas informáticos diseñados de forma específica para cada organización o empresa. No se trata únicamente de programar, se trata de poner al mismo nivel tanto la tecnología como la estrategia empresarial.

Desarrollar software informática a medida, consiste en diseñar, construir y mantener las diversas aplicaciones o sistemas tecnológicos adaptándolos a las necesidades particulares de una empresa. A diferencia de lo que supone una solución comercial y genérica, el desarrollo a medida, parte de un análisis en el que se considera el flujo real de trabajo, los objetivos del negocio y los recursos de los que se dispone.

Un software a medida, puede ser un ERP, un CRM, una aplicación para el móvil, un sistema de gestión o incluso, una integración entre las diferentes plataformas. Su característica principal no es otra que la personalización, resultando un producto final que se adapta a cada empresa y no al revés.

Desarrollo del proceso

Es fácil caer en el error de creer que un software a medida solo consiste en programar. Por lo que hemos acudido a los expertos de soluciones a medida de Squareet labs, para despejar dudas. Para personalizar un proyecto de softwares, deben llevarse a cabo una serie de pasos previos y posteriores. Cada fase del proceso es crítica y, en caso de que dalle una, es fácil que el proyecto fracase.

Los pasos a seguir empiezan con un análisis de las necesidades de la empresa. Debe ser profundo e incluir una conversación con el equipo de producto y el equipo técnico, tanto si es interno como externo. La finalidad de esta entrevista es establecer el necesario traspaso de conocimiento de manera clara y completa, con lo que se entiende el objetivo global del proyecto, sus implicaciones y el resultado que se pretende obtener. Esta parte del proceso, suele subestimarse, aunque se trata de una fase crítica, en la que todas las partes implicadas, deben alinearse, de manera que se valide que todos los participantes, comprenden lo que se pretende. De no realizarse este paso como es debido, el proyecto puede parecer que marcha, aunque a la larga, el software puede no cumplir con las expectativas.

Esto nos lleva al diseño de la solución personalizada. Momento en el que se detalla lo que hay que construir y cómo hacerlo. La etapa se divide en dos aspectos:

• Los requisitos funcionales, donde se definen los flujos de usuario, la casuística, las reglas del negocio, las validaciones y el comportamiento que se espera del sistema. Al mismo tiempo, se trabaja en el diseño de UI/UX, parte fundamental del funcionamiento de la interfaz de usuario y la experiencia global.
• Los requisitos técnicos, donde el equipo técnico, entra en acción para definir las tecnologías a implementar, la arquitectura del sistema, las integraciones entre sistemas y los componentes necesarios para su implementación.

En esta fase se elabora un documento completo, en el que se recogen los requisitos a nivel técnico y funcional que, será la guía a lo largo del desarrollo del proyecto.

Del papel, pasamos a la acción y se desarrolla el software. El objetivo final del desarrollo es convertir los requisitos funcionales y técnicos en un programa estable, escalable y fiel a lo que se ha definido previamente. El desarrollo del software es el punto más delicado del proceso. De no partir de una base sólida unida a las fases previas, pueden producirse retrasos y sobrecostes. La coordinación entre los equipos de producto, técnico y de negocio es esencial.

Antes de pasar a la producción del softwares, es imprescindible validar que funcione. En esta fase se combinan pruebas internas realizadas por el equipo técnico, como la funcionalidad, las integraciones, el rendimiento y la seguridad, con las pruebas de usuario, donde el cliente valida el comportamiento del sistema.

Una vez que el sistema pasa todas las pruebas, se llega a la fase de implementación. El software diseñado se despliega en el entorno donde va a ser utilizado. Esta fase puede incluir la migración de datos, la configuración final y la correspondiente formación de los equipos que van a utilizar el programa.

Aunque pueda parecer que la implementación es la fase final, lo cierto es que queda el mantenimiento y la evolución continua del proyecto. Para que el sistema siga siendo seguro, estable y útil, requiere un mantenimiento a nivel técnico continuo. El software debe evolucionar funcionalmente, a medida que crece la empresa o surgen nuevas necesidades, se deben añadir funcionalidades o modificar las existentes. Esta fase no finaliza, puesto que consiste en un proceso continuo que asegura que el sistema se mantenga en el tiempo, actualizado y alineado con las necesidades de la empresa.

Ventajas del software a medida

Todo lo personalizado y a medida, conlleva una serie de ventajas. Los usuarios de un software desarrollado a medida, se benefician de una serie de aspectos que conviene destacar. Implementar este tipo de soluciones, puede llegar a transformar la operativa de cualquier empresa, con los siguientes beneficios.

La flexibilidad y la escalabilidad de este tipo de programas, permite evolucionar a medida que lo hace el negocio. Implementar nuevos módulos y funcionalidades o integraciones, sin que sea necesario reemplazar la solución informática por completo, es posible.

A su vez, permite una integración con las herramientas existentes. Permite conectar el software creado con los sistemas previamente implementados, como puede ser una plataforma contable, CRM o sistemas de inventario, lo que elimina la duplicación o el error por carga manual.

La seguridad y el control que ofrece, al desarrollarse de forma interna o con un partner tecnológico de confianza, permite que la organización que lo utiliza, tenga un mayor control sobre la infraestructura, el acceso y los protocolos de seguridad del sistema.

A diferencia de lo que sucede con las licencias comerciales, la propiedad y autonomía de los programas a medad, pertenece a la empresa que lo encarga. Esto evita que se produzcan restricciones de uso o incremento de datos inesperados.

Otro de sus grandes beneficios es la optimización de los recursos. Cada funcionalidad creada, responde a una necesidad real, lo que evita tener que pagar por módulos o servicios que no son necesarios.

Sectores como el de la salud, la banca o el retail, cuentan con el desarrollo de software a medida como ventaja competitiva. Los sistemas personalizados hacen posible el análisis de datos en tiempo real, lo que permite mejorar la toma de decisiones. Ofrece una experiencia digital diferente a los clientes y cumple con la normativa específica de cada industria.

En consecuencia de todo lo expuesto, cabe señalar que, aun tratándose de una solución muy ventajosa, puede no ser siempre la mejor opción. Su elección es acertada cuando los procesos del negocio son específicos o complejos, se necesita integrar varias plataformas o automatizar tareas críticas, la empresa se encuentra en proceso de expansión o transformación digital o las soluciones comerciales no se adaptan a los flujos internos o conllevan un sobre coste.

Por el contrario, cuando se trata de startups o proyectos en fase temprana, lo más acertado puede ser recurrir a herramientas más comerciales y, posteriormente, evolucionar a una solución personalizada.

El desarrollo de un software a medida, conlleva una serie de desafíos que hay que tener presentes. El tiempo de implementación puede ser largo en determinados casos, entre tres y doce meses, en función de la complejidad. La inversión inicial, más alta que el coste de una licencia comercial, se amortiza a medio plazo. La gestión del cambio, debe contemplar que los equipos se adapten como corresponde a las nuevas herramientas y flujos de trabajo.

En conclusión, diremos que el desarrollo de software a medida no es exclusivo de las grandes empresas. Son cada vez más las PYMES y startups que recurren a ello, como forma de conseguir la tecnología que se adecue a su estrategia, capaz de escalar y producir ventajas reales.

Optar por construir o comprar un softwares, no es una mera decisión técnica, cumple objetivos estratégicos: se trata de invertir en herramientas que acompañen en el crecimiento de la organización, siendo un reflejo de cómo se quiere trabajar. Dentro de un entorno en el que la tecnología es la que define la velocidad de evolución de un negocio, contar con un software a medad, puede marcar la diferencia entre seguir el ritmo o marcarlo.