Muchas empresas se suman día a día a las actividades del trabajo remoto. Si bien esta es una modalidad que existe desde hace mucho tiempo, la pandemia de Covid-19 y el confinamiento que hubo a nivel mundial, terminó de impulsar esta práctica; y ahora, aun cuando los confinamientos terminaron y hemos empezado a encajar la nueva normalidad, muchas empresas han preferido seguir manteniendo el home office.
Y es que contrario a lo que se pensaba al inicio del confinamiento, el home office trae muchos beneficios para las empresas, como el aumento estadístico de la productividad tanto individual como grupal, mejor comunicación y retroalimentación entre trabajadores y supervisores, mayor índice de proyectos culminados dentro de los plazos establecidos, entre otras. Lo que evidentemente tumbó la teoría de que en casa las jornadas laborales serían menos eficaces.
El principal problema del home office cuando comenzó el confinamiento, es que muchas personas -al igual que muchas empresas- no tenían la experiencia, ni los implementos necesarios para poder trabajar cómodamente; lo que hizo que todos aprendieran a la vez, cometiendo muchos errores, pero también muchos aciertos.
Ahora que ya ha pasado el tiempo y que cada día hay más personas trabajando mediante el home office, es importante que sepamos cuales son los implementos que debemos tener a mano para que nuestra experiencia con el trabajo remoto sea positiva a largo plazo.
¿Qué necesito para trabajar desde casa?
Si queremos un home office exitoso debemos realizar una inversión que nos permita tener todo lo que necesitamos para poder cumplir con nuestras obligaciones de la manera correcta. Ya sea que la empresa nos asigne algunos implementos o que se prefiera trabajar con los propios, es importante contar los materiales que harán que sea más cómoda y agradable la jornada laboral desde casa. Estos son los más importantes:
- Ordenador propio
Si bien antes habíamos mencionado que puede que las empresas asignen ciertos materiales, es una gran responsabilidad hacerse cargo de un equipo que no es propio, porque lamentablemente los accidentes existen y eso traería problemas que, evidentemente, nadie quiere. Es por ello que los equipos propios siempre son una muy buena opción a considerar.
Elegir el tipo de ordenador, depende de las necesidades que se tenga. Si es necesario movilizarse frecuentemente con el, tal vez la mejor opción sea un portátil. Pero si por el contrario, la movilización es mínima, puede que los ordenadores de escritorio sean la mejor decisión.
Otro punto importante a tomar en cuenta es la capacidad y velocidad que deben tener los ordenadores, según el uso y el tipo de trabajo que se haga con ellos. Esto se debe a que si estamos hablando, por ejemplo, de un abogado, este no necesita un ordenador que tenga demasiada potencia o capacidad, como lo necesitaría un programador o un diseñador gráfico.
Para ahorrar un poco en esta partida podemos recurrir a este tipo de ordenadores portátiles reacondicionados baratos o, si se prefiere la clásica torre con pantalla, a estos ordenadores de sobremesa reacondicionados.
- Terminales periféricos
En este caso particular nos referimos a todos aquellos elementos que pueden hacer más fácil y agradable la jornada laboral como lo son monitor, teclado, ratón, impresora, scanner, cámara web, auriculares, pendrives o disco duros externos, cables para la transmisión de datos de un puerto a otro, etc.
Hacer una lista de lo que verdaderamente se necesita es fundamental para no hacer gastos innecesarios que solo servirán para derrochar el dinero. Lo que sí es importante es que lo que se compre, sea de buena calidad para que la inversión sea rentable en el tiempo. De nada sirve comprar un teclado muy económico pero de baja calidad que en un par de meses habrá que cambiar. Mejor hacer compras un poco más costosas, pero que garanticen más tiempo de vida útil.
- Buen servicio de internet
El internet es fundamental para que el home office sea productivo y exitoso a largo plazo. No solo porque a día de hoy utilizamos internet para todo -o para casi todo- sino porque permite mantenerse en contacto con los superiores, clientes y compañeros de equipo. Contar con una buena conexión a internet no sólo permitirá que se trabaje tranquilamente, sino que se compartan tareas y responsabilidades en tiempo real, así como también entregar a tiempo proyectos, informes o avances.
Elegir un servicio de internet confiable y estable es fundamental, por ello es importante que se tengan a mano varias opciones que permitan elegir la que mejor se adapte a las necesidades y características del trabajo que se realice. Pues como mencionamos antes, cuando hablamos del ordenador a elegir, no es lo mismo la velocidad de internet de descarga y de subida de archivos que necesita un abogado, que la que necesita un diseñador gráfico.
- Equipos móviles y aplicaciones
En la actualidad contar con buenos equipos móviles es una necesidad, no solo para mantenernos en contacto con nuestros seres queridos, sino porque con un solo terminal podemos tenerlo todo a la mano en cualquier momento.
En relación al uso laboral de los dispositivos móviles personales, es muy importante que se lleguen a acuerdos de respetar los horarios laborales definidos, pues trabajar desde casa no significa que se deba estar disponible las 24 horas de los 365 días del año. Por ello es muy importante establecer horarios y jornadas laborales que permitan cumplir con las obligaciones, pero que también respeten la privacidad de los trabajadores y su tiempo libre.
Según los especialistas de Timenet, la mejor manera de que se respeten los horarios de la jornada laboral, es con un software que permita registrar el comienzo y final del día de trabajo, y que los superiores puedan verificar esta información sin llegar a resultar invasivos e irrespetuosos con el tiempo libre de sus equipos de trabajo. Este tipo de software puede instalarse fácilmente en los diferentes sistemas operativos tanto de ordenadores como de equipos móviles pues son aplicaciones sencillas de manejar y que no ocupan demasiado espacio en la memoria de los terminales.
La gran ventaja de los dispositivos móviles, es que nos permite tenerlo todo en un mismo lugar y eso significa que se puede recurrir a ellos para la resolución de problemas laborales siempre y cuando se tengan a la mano las aplicaciones necesarias. En la actualidad hay pocas cosas que no se puedan hacer con un smartphone o tableta, por ello es importante vincular los correos electrónicos, así como aplicaciones que nos permitan editar documentos, compartir archivos, y también aquellas que nos faciliten cargar toda la información que sea necesaria a la nube.
- Mobiliario de trabajo
Trabajar desde casa permite que podamos cambiar de lugar, un día podemos trabajar desde el salón y otro desde el comedor, según la preferencia que tengamos en el momento. El asunto es que si queremos un home office exitoso a largo plazo, necesitamos ambientar un espacio que nos permita trabajar cómodamente.
Ese espacio debe contar con todo lo que realmente se necesita para cumplir con la jornada laboral. Un escritorio espacioso, una buena silla, buena iluminación y espacio de almacenamiento es lo principal para que ese lugar se convierta poco a poco en un lugar de trabajo agradable en el que se pueda ser verdaderamente productivo.
Con esto no queremos decir que toda la casa deba convertirse en una oficina, pero sí es importante definir un lugar en el que poder trabajar. Afortunadamente hay muchos escritorios, sillas y mobiliario en general que pueden ser completamente funcionales sin tener que sacrificar el estilo o la decoración de nuestro hogar.
En este particular es importante que el espacio sea personalizado, eso quiere decir que la pequeña oficina debe tener toques que hagan sentir cómodo a quien la utiliza. Un par de fotografías, algunas plantitas, libros o artículos decorativos a su gusto, le dará al espacio personalidad y será más agradable y placentero para quien lo ocupa.
- Material de papelería
Sin importar el tipo de trabajo que se tenga, siempre es importante contar con material de papelería, cosas como engrapadoras, clips, sobres, bolígrafos, lápices, resaltadores, abre huecos, sacagrapas, hojas blancas, carpetas, libretas o cuadernos, etc, nunca están de más cuando se trabaja desde casa,
Tener todo esto en el lugar de trabajo facilita la jornada laboral pues nunca se sabe cuando se va a necesitar de imprevisto, ya sea por una reunión de urgencia o para poder organizar todo de mejor manera. Trabajar desde casa implica tener a la mano todo lo necesario para cumplir con las tareas de la manera más eficiente, y perder tiempo intentando conseguir algo con lo que anotar ciertas cosas durante una reunión, no es lo mejor. Por ello es mejor tener este tipo de cosas siempre a la mano aun cuando no se necesiten, a necesitarlas y no tenerlas.
Es evidente que el home office llegó para quedarse, y es por ello que todas las personas que laboran bajo esta modalidad, deben conseguir la manera de cumplir con sus obligaciones laborales de forma eficiente y responsable. Contar con los elementos de los que hemos venido conversando le hará esta tarea mucho más sencilla, pues le genera al trabajador una sensación de seguir teniendo una estructura, pero dentro de las paredes de su hogar y la comodidad que esto implica.
